レンタルスペースでシンポジウムを成功させる

レンタルスペース

会社説明会、研修、各種資格取得など、さまざまな目的・趣旨でセミナーがおこなわれます。しかし、セミナーを開催したいときに、ある程度の人数を集めたいのだけれども、それだけの人数を収容できるスペースがない……といった問題に直面することがあります。

そのようなときに、セミナー開催のための貸し会議室の利用は検討に値します。そのメリットを考えてみましょう。



 

便利・有利なロケーションを選べる



貸し会議室とは、ミーティングなどがおこなえるスペースを時間貸しで利用できるサービスのことですが、運営している会社のほとんどは、大都市圏の交通の便が良いポイントに展開しています。

東京でいえば大手町、八重洲といった都心、「副都心」とも呼ばれる新宿、池袋、渋谷、「山手線のへそ」ともいわれる市ヶ谷などです。大阪なら梅田や難波、その両者をつなぐ御堂筋沿いのエリア。そして大都市といえばもうひとつ、名古屋です。

せっかくのセミナー、なるべくたくさんの人にいらしていただきたいものです。会社説明会などであればなおさらです。

貸し会議室なら、多人数の集客に有利な、交通の便の良好なロケーションを確保できます。

 
希望通りのスペースを確保できる

セミナーの目的や趣旨によって、集める人数は変わってきます。セミナー、勉強会、講習会といった方向だと、室内のレイアウトは3人掛けテーブルとチェアーを演壇やホワイトボードに向けて配置する「スクール型」になることが多いでしょう。この形は比較的スペース効率が良いので、さほど広くないスペースでも多くの人数を収容できます。

セミナーの趣旨によって、レイアウトは変わってくることがあります。

たとえばダンスのレッスン、ヨガ教室でしたら、デスク・チェアーよりも人が動けるスペースを広くとる必要があります。

英会話教室だったら、ふたり一組で向かい合ったり、4~5人で車座になったりする形でレッスンすることがありますので、いっそデスクなしのチェアーのみというフレキシブルなスタイルも考えられます。

なんらかのディスカッションをともなうようなセミナーであれば、後方の席の人が発言しているときに前の方の人が振り返らなければならない「スクール型」のレイアウトよりも、「ロの字型」や「コの字型」の、たがいの顔が見えやすいレイアウトの方が適しています。

貸し会議室であれば、レイアウト自在で多彩な使い方が可能になります。

 
できることの制約がすくない

時間単位で借りることができるスペースには、自治体・公共団体が運営しているものもあり、民間の貸し会議室業者よりも安く済むことも多いようです。

ただ、そうした公営のスペースだと「アルコールを提供する」、「楽器などで大きな音を出す」、「入場料や参加費をとる」、「商用目的である」といったイベントには貸し出さないケースがかなりあります。

貸し会議室であれば、そうした制約はぐっと減ります。もちろん中には、近隣環境に配慮して条件を厳しくしているところもあります。しかし、その同じ業者でも別のところで条件の厳しくないスペースを提供できることがほとんどです。

つまり、貸し会議室であればほとんどやりたいことをやりたいようにできるのです。





 

コストのカットにつながる



広いセミナールームを常設の形で持つとなると、自分で建設したり、テナントスペースを借り受けたりしなければなりません。どの選択肢をとるかにも左右されますが、初期投資や定期的固定費が相当額、生じることになります。

それにそうしたスペースは毎日何時間も使うことはまれで、遊んでしまっている時間がかなりあるものです。そういうスペースに費やす維持管理費は無駄というものです。

この事情があるためか、会議室や研修室のスペースを整理して実務スペースに転換していく動きが、多くの会社でこんにち広がっています。会議や研修は「貸し会議室で」という流れです。

セミナールームも同様で、常時利用しないのであれば時間貸しを利用する方がコストも安くあがるのです。

 
必要に応じて設備・装備が利用できる

自社内の会議室・研修室スペースと同様に、研修やセミナーに必要な機材など設備や装備も、高価なわりに使用頻度が低いということがえてしてあります。これももったいない話です。

その点、貸し会議室を利用すれば必要な機材もアドホックに利用できます。テキストとノートがあれば済むシンプルなセミナーもあるでしょうが、趣旨・内容によっては、資料や映像・画像を映写するスクリーンやプロジェクター、音響機器、IT通信環境などが必要になることがあります。

貸し会議室であれば、ほとんどの場合、ワイヤレスマイクにスピーカーといった基本的な音響機器は基本レンタル料金で利用できます。それ以外の機材も必要があればオプションサービスで提供されます。大手の業者ですと、かなりハイクオリティなオーディオヴィジュアル機器まで用意しています。

また、壁面が全面ミラーになっていて、ダンスフロアとして利用できるスペースを提供しているところもあります。

「こんなことができるレンタルスペースがあるだろうか」と心配になるような特殊な用途を考えている方も、とりあえずは貸し会議室の業者に連絡して問い合わせてみてください。かなり特殊でニッチなニーズに応えられる業者は存在するものです。

 
スムーズに流れるセミナーが開ける

「セミナー」というのは学びの機会ですから、何かを身につけることが成果となります。すると、なんらかのテストでチェックしたり、レポートを提出してもらったりといったプロセスも必要です。

レポートなら「○日までにメールで」といった形も可能ですが、テストは時間を決めて一斉におこなうことになります。「スクール型」レイアウトでおこなうふつうのセミナーであれば、もちろんそのまま、講義が終わったらすぐにテストという流れでおこなえます。

「会社説明会」のような場も、「説明」→「質疑応答」というスムーズな流れで実施可能。さらに、隣接するやや小さいスペースでグループ面接に移行という流れも実現できます。

また近年は「キッチン付きレンタルスペース」というものも広がってきています。「セミナー」ということでいえば、キッチン付きレンタルスペースはもちろん「料理教室」にうってつけです。この場合、クッキングを終えたあと、楽しい試食会という流れになります。

このように、貸し会議室では、セミナーに向けたスムーズな流れを実現できます。




 

ハイクオリティの記録にも対応



セミナーの模様を録画・録音しておき、次回以降のセミナーはそのデータを再生することでおこなう……という形をとると、よりいっそうのコスト削減につながります。

このような形は幅広くおこなわれています。

たとえば運転免許の更新に、警察署に行きますと、書類記入や視力検査、写真撮影のあと、教室のようなスペースに案内されて、最近の交通事故状況や前回更新時以降の道路交通法の改正内容などについて講義を受け、さらに15分ほどのヴィデオを見て、更新免許の交付……という流れです。

一般企業の研修も、基本的で重複を避けたい内容などについては映像記録の再生で済ませるところは多くあります。

何年かにわたって繰り返し使うような映像記録なら、できるだけハイクオリティで残しておきたいでしょう。セミナーの映像を商品として販売するケースもありうるでしょう。その場合はなおさらのことです。

貸し会議室ならば、要望すればハイクオリティなオーディオヴィジュアル機器で記録を残してくれます。




 

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